como conseguir reuniones mas productivas

Cómo conseguir reuniones más productivas

¿Aún no sabes cómo hacer tus reuniones más productivas? ¿A veces piensas que sólo has perdido el tiempo? ¿A cuántas reuniones asistes cada semana? ¿Cuántas de ellas son efectivas realmente?

A veces, el problema es precisamente que nos reunimos demasiadas veces o que las reuniones son demasiado largas. ¿Sabías que las reuniones productivas no duran más de 1 hora? El hecho de que pasemos más tiempo en la sala de reuniones no siempre va a significar que ésta sea más productiva. Generalmente, no lo es. Seguro que en más de una ocasión has salido de una reunión con la sensación de no haber llegado a ninguna conclusión y haber perdido un tiempo que podrías haber aprovechado en realizar otras tareas con mucho más valor.

Consejos para hacer tus reuniones más productivas

 

¿Preparado? La próxima vez que convoques una reunión podrás conseguir reuniones más productivas siguiendo estos consejos. ¡Toma nota de la metodología! Verás como, poco a poco, mejoran tus resultados.

1. Define y comunica el motivo de la reunión

Un aspecto fundamental que debemos cuidar en las reuniones es la delimitación de las prioridades de cada convocatoria. En este punto resulta de interés que nos preguntemos ¿para qué vamos a reunirnos?, ¿qué pretendemos conseguir con la reunión?. Establecer el objetivo de la convocatoria te permitirá poder identificar si la reunión ha siendo exitosa y si se han transmitido claramente las ideas para pasar a la acción.

2. Haz una lista con los puntos del día

Una encuesta de 3M Meeting Report afirma que entre un 25 y un 50% de los empleados consideran que las reuniones no valen para nada. Si cuando convocas una reunión, además de definir el objetivo, indicas los puntos que se van a tratar conseguirás más implicación por parte de los asistentes. Al elaborar una lista con los puntos del día evitarás desviarte hablando de temas irrelevantes que no vienen al caso, bloqueos y que la reunión no discurra de una manera fluida. Además, te ayudará a gestionar el tiempo.

3. Convoca a la gente justa y necesaria

La reunión que vamos a convocar debe componerse de personas directamente implicadas en el proyecto que se va a tratar, pues demasiada gente puede llevar a confusión en caso de que no tengamos los puntos bien claros. ¿Sabías que Steve Jobs acostumbraba a invitar que abandonaran la sala a gente que no era imprescindible? De este modo conseguirás reducir costes evitando sacar de su puesto de trabajo a personas que no deberían estar ahí y, además, evitarás que se les acumulen tareas pendientes mientras se sienten innecesarios. No los distraigas de sus tareas si no es por un objetivo aún más importante para ellos. Si lo es, explícales por qué es importante su presencia desde el principio de la reunión.

En ocasiones, acordar el día y la hora en que se va a celebrar la reunión es una dificultad añadida para las empresas. ¿Te gustaría agilizar este proceso de decisión y evitar llamadas y cadenas de emails? Con FindTime, una aplicación gratuita que se integra en el entorno Office 365, puedes decidir de forma consensuada qué día prefieres que tenga lugar la reunión. Para ello solamente tienes que seleccionar dentro de la aplicación a los asitentes y sugerir varios horarios. Cada uno puede elegir su horario preferido y marcar si en alguno de los casos le será imposible asistir. Cuando todos votan, el encargado de convocar la reunión recibirá el horario seleccionado.

4. Sé puntual

A nadie nos gusta esperar y, menos, en un entorno laboral donde las prisas y las tareas se acumulan. Si se trata de una reunión con compañeros, todos agradeceréis cumplir con los horarios, tanto si eres asistente o quien convoca la reunión. En caso de tratarse de una reunión con un cliente, si llegas tarde, probablemente conseguirás generar una mala imagen. En cualquiera de estos dos casos, el horario de reunión debe respetarse. Puesto que delegas en los asistentes la capacidad de decidir en qué momento prefieren que se celebre la reunión, puedes pedirles a cambio puntualidad.

 

Durante la reunión…

 

5. Cumple con la planificación y distribución del tiempo

Intenta ceñirte al máximo al tiempo que has establecido en la convocatoria. Asigna un tiempo determinado a cada punto a debatir y trata de que no se exceda el intervalo temporal fijado. Si has establecido adecuadamente la lista con los puntos a tratar en la reunión y tienes claros los objetivos principales que pretendes alcanzar con la convocatoria, no hay excusa para no gestionar correctamente el tiempo disponible.

6. Fomenta la participación de todos los asistentes.

Permite a todos los asistentes que aporten su opinión. Además de que todos valoramos que nuestras ideas se tengan en cuenta, conseguirás mantener su atención. También es recomendable analizar la psicogeografía de la reunión, es decir, la distribución de los asistentes a la misma, el ambiente que se produce, cómo interactúan entre ellos… Ser consciente del comportamiento de los participantes te será útil para fomentar su participación y además te permitirá comprender el grado de compromiso de cada miembro.

7. Finaliza compartiendo las conclusiones

Cuando la reunión acaba debemos salir de la sala con los objetivos cumplidos y las ideas claras para pasar a la acción. Es importante finalizar esa reunión haciendo una pequeña síntesis de todos los temas tratados. Además, para que quede constancia, se recomienda elaborar una lista con las conclusiones y próximos pasos definidos y enviarla por correo electrónico a los asistentes a modo de recordatorio u hoja de ruta.

 

¡Ahorra tiempo con la tecnología!

En la actualidad existen un gran número de herramientas que nos pueden facilitar la gestión de las reuniones empresariales para hacerlas más productivas.

Con Office 365, dispones de la solución de videoconferencias en HD Skype Empresarial con que podrás utilizar para celebrar reuniones desde cualquier lugar, compartir documentos, editarlos en tiempo real… incluso unirte a una videoconferencia simplemente llamando a un número de teléfono de tarificación nacional. Además, te facilitará el almacenamiento común de archivos en tu empresa, con lo que podrás compartir con tus compañeros de trabajo documentos sobre tus reuniones de forma rápida y segura.

 

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