DocuWare es un sistema de gestión documental con tecnología avanzada para realizar una gestión profesional del contenido empresarial y optimizar el almacenamiento electrónico. Consultar los documentos independientemente de su formato u origen en el momento y lugar en que se necesitan permite optimizar la eficiencia del negocio. Los documentos en papel o formato electrónico, la correspondencia, el correo electrónico, los archivos de impresión o spool, CAD, MS Office y un largo etcétera pueden almacenarse, compartirse y gestionarse desde un archivador central de documentos.

DocuWare cumple todos los requisitos de integración y seguridad en estructuras de TI existentes, complementando las ventajas de las aplicaciones internas. Admite todos los estándares y procedimientos homologados en los entornos de oficina y de sistemas corporativos.

Otras funciones de gestión documental permiten el acceso seguro, controlado y protocolizado en todo momento a los documentos y su contenido. Mediante funciones de flujo de trabajo, gestión de contenido web e integración universal, DocuWare aporta todos los elementos necesarios para una gestión eficaz del contenido empresarial.

Los usuarios más exigentes apreciarán las posibilidades de las funciones, la facilidad de uso y la sencilla administración.

Active Import

ACTIVE IMPORT supervisa las carpetas seleccionadas de Outlook y el directorio de archivos, y almacena los mensajes de correo electrónico y documentos que encuentra en el archivador central de DocuWare. ACTIVE IMPORT se ejecuta en segundo plano para archivar automáticamente los mensajes de correo electrónico y se integra con los exploradores de red.

Recognition

Con RECOGNITION podrás archivar documentos en DocuWare aún más rápido, capturando criterios de indexado automáticamente a partir del contenido de los documentos. RECOGNITION lee los textos mediante OCR (Optical Character Recognition) o utilizando los códigos de barras de zonas predefinidas.

Autoindex

Los sistemas informáticos ya disponen de criterios de ordenación y búsquedas de palabras para muchos de los documentos que deben ser almacenados. DocuWare AUTOINDEX recoge los datos y los añade autónomamente al archivador como términos de índice. La entrada manual deja de ser necesaria. El almacenamiento se ejecuta de forma automática.

Task Manager

Gracias al Task Manager de DocuWare, los pequeños obstáculos del día a día de una oficina dejan de ser un problema. Ya no quedará ninguna factura sin hacer y los proyectos se desarrollarán a buen paso. Convéncete de cómo los procesos de trabajo se pueden simplificar gracias a las listas de tareas y los avisos por correo electrónico.

Content Folder

CONTENT-FOLDER garantiza un acceso más rápido y directo a las informaciones requeridas cotidianamente. Reúne en una carpeta virtual una selección cualquiera de documentos almacenados en DocuWare. En lugar de contener copias de los documentos, las carpetas contienen vínculos a los originales en el archivador. La combinación de documentos la determina el usuario de acuerdo a sus necesidades: correspondencia, documentos comerciales, documentación varia. Las carpetas son depositadas en el escritorio, llevadas a Outlook para su seguimiento, enviadas por correo electrónico o guardadas en cualquier lugar. CONTENT-FOLDER acelera el flujo de informaciones en la empresa. El usuario indica a sus colaboradores en qué estado se encuentra una operación y abrevia los tiempos de espera y de procesamiento. Los documentos nuevos son arrastrados a las carpetas con el ratón y depositados automáticamente en el archivador.

Connect to SharePoint

CONNECT to SharePoint conecta Microsoft Office SharePoint con el sistema de gestión documental DocuWare. Los usuarios de Share­Point podrán almacenar documentos directa­mente desde SharePoint y de esta forma aligerar la carga de las bibliotecas.

Connect to SAP

CONNECT to SAP enlaza DocuWare, por medio de una interfaz certificada con el módulo de SAP ArchiveLink, integrado en el SAP NetWeaver. Es compatible con cualquier tipo de documento y estrategia de almacenamiento de SAP, así como el almacenamiento de datos SAP.

Connect to Notes

Con CONNECT to Notes puedes almacenar tus documentos de Notes en DocuWare y organizarlos de forma simple y cómoda. Para ello dispone de numerosas posibilidades adicionales para la administración documental, a la vez que en DocuWare puedes seguir editando los documentos de Notes almacenados.

Cold/Read

En las empresas se imprimen a través de la impresora grandes cantidades de documentos y diarios. COLD/READ se encarga del almacenamiento de los ficheros de cola en DocuWare 5. Los documentos incluidos en los datos se pueden ver de forma idéntica al original, se pueden completar con anotaciones y sellos y se pueden imprimir.

DocuWare Request

DocuWare REQUEST guarda todos los documentos del archivador que desees en medios externos como DVD, discos duros o memorias USB con una función muy cómoda de búsqueda y visualización. De esta forma conseguirá que tus archivadores sean móviles y a la vez almacenará el contenido a largo plazo.

SDK

DocuWare ofrece la posibilidad de vincular sus amplias funciones de gestión documental con las aplicaciones específicas del cliente gracias a su Software Developer Kit (SDK). El programa pone a disposición del programador de unas interfaces específicas para diferentes entornos de desarollo. De esta forma permite manejar las funciones DocuWare desde las más diversas aplicaciones.