Para utilizar Smart Connect, debe definirse con anterioridad una configuración. En dicha configuración se detallan, entre otros aspectos, qué contenido de la aplicación externa utilizará DocuWare,y si debe efectuarse una búsqueda mediante Smart Search o una indexación mediante Smart Index.

Definir una configuración es muy sencillo: un asistente le guiará paso a paso. Las principales opciones configuración son:

Smart Search

• Posibilidad de elegir el archivador y el cuadro de diálogo de búsqueda donde se llevará a cabo la búsqueda.
• Uso de las palabras de búsqueda de cualquier área de la aplicación externa, incluídas las tablas.
• Posibilidad de utilizar palabras de búsqueda predefinidas adicionales.
• Ejecución de Smart Search con el botón de Smart Connect que aparece en la aplicación externa, mediante una combinación de teclas o mediante el icono en el área de notificación de Windows.

Smart Index

• Indexación durante el almacenamiento de documentos o como indexación posterior en documentos que ya estén archivados.
• Uso de las palabras clave de cualquier área de la aplicación externa, incluídas las tablas.
• Posibilidad de utilizar palabras clave predefinidas adicionales.
• Ejecución de Smart Index mediante un botón en el cuadro de diálogo de información o almacenamiento de DocuWare.