DocuWare es un sistema de gestión documental con tecnología avanzada para realizar una gestión profesional del contenido empresarial y optimizar el almacenamiento electrónico. Consultar los documentos independientemente de su formato u origen en el momento y lugar en que se necesitan permite optimizar la eficiencia del negocio. Los documentos en papel o formato electrónico, la correspondencia, el correo electrónico, los archivos de impresión o spool, CAD, MS Office y un largo etcétera pueden almacenarse, compartirse y gestionarse desde un archivador central de documentos.
DocuWare cumple todos los requisitos de integración y seguridad en estructuras de TI existentes, complementando las ventajas de las aplicaciones internas. Admite todos los estándares y procedimientos homologados en los entornos de oficina y de sistemas corporativos.
Otras funciones de gestión documental permiten el acceso seguro, controlado y protocolizado en todo momento a los documentos y su contenido. Mediante funciones de flujo de trabajo, gestión de contenido web e integración universal, DocuWare aporta todos los elementos necesarios para una gestión eficaz del contenido empresarial.
Los usuarios más exigentes apreciarán las posibilidades de las funciones, la facilidad de uso y la sencilla administración.
Active Import
ACTIVE IMPORT supervisa las carpetas seleccionadas de Outlook y el directorio de archivos, y almacena los mensajes de correo electrónico y documentos que encuentra en el archivador central de DocuWare. ACTIVE IMPORT se ejecuta en segundo plano para archivar automáticamente los mensajes de correo electrónico y se integra con los exploradores de red.
Recognition
Con RECOGNITION podrás archivar documentos en DocuWare aún más rápido, capturando criterios de indexado automáticamente a partir del contenido de los documentos. RECOGNITION lee los textos mediante OCR (Optical Character Recognition) o utilizando los códigos de barras de zonas predefinidas.
Autoindex
Los sistemas informáticos ya disponen de criterios de ordenación y búsquedas de palabras para muchos de los documentos que deben ser almacenados. DocuWare AUTOINDEX recoge los datos y los añade autónomamente al archivador como términos de índice. La entrada manual deja de ser necesaria. El almacenamiento se ejecuta de forma automática.
Task Manager
Gracias al Task Manager de DocuWare, los pequeños obstáculos del día a día de una oficina dejan de ser un problema. Ya no quedará ninguna factura sin hacer y los proyectos se desarrollarán a buen paso. Convéncete de cómo los procesos de trabajo se pueden simplificar gracias a las listas de tareas y los avisos por correo electrónico.
Content Folder
CONTENT-FOLDER garantiza un acceso más rápido y directo a las informaciones requeridas cotidianamente. Reúne en una carpeta virtual una selección cualquiera de documentos almacenados en DocuWare. En lugar de contener copias de los documentos, las carpetas contienen vínculos a los originales en el archivador. La combinación de documentos la determina el usuario de acuerdo a sus necesidades: correspondencia, documentos comerciales, documentación varia. Las carpetas son depositadas en el escritorio, llevadas a Outlook para su seguimiento, enviadas por correo electrónico o guardadas en cualquier lugar. CONTENT-FOLDER acelera el flujo de informaciones en la empresa. El usuario indica a sus colaboradores en qué estado se encuentra una operación y abrevia los tiempos de espera y de procesamiento. Los documentos nuevos son arrastrados a las carpetas con el ratón y depositados automáticamente en el archivador.
Connect to SharePoint
CONNECT to SharePoint conecta Microsoft Office SharePoint con el sistema de gestión documental DocuWare. Los usuarios de SharePoint podrán almacenar documentos directamente desde SharePoint y de esta forma aligerar la carga de las bibliotecas.
Connect to SAP
CONNECT to SAP enlaza DocuWare, por medio de una interfaz certificada con el módulo de SAP ArchiveLink, integrado en el SAP NetWeaver. Es compatible con cualquier tipo de documento y estrategia de almacenamiento de SAP, así como el almacenamiento de datos SAP.
Connect to Notes
Con CONNECT to Notes puedes almacenar tus documentos de Notes en DocuWare y organizarlos de forma simple y cómoda. Para ello dispone de numerosas posibilidades adicionales para la administración documental, a la vez que en DocuWare puedes seguir editando los documentos de Notes almacenados.
Cold/Read
En las empresas se imprimen a través de la impresora grandes cantidades de documentos y diarios. COLD/READ se encarga del almacenamiento de los ficheros de cola en DocuWare 5. Los documentos incluidos en los datos se pueden ver de forma idéntica al original, se pueden completar con anotaciones y sellos y se pueden imprimir.
DocuWare Request
DocuWare REQUEST guarda todos los documentos del archivador que desees en medios externos como DVD, discos duros o memorias USB con una función muy cómoda de búsqueda y visualización. De esta forma conseguirá que tus archivadores sean móviles y a la vez almacenará el contenido a largo plazo.
SDK
DocuWare ofrece la posibilidad de vincular sus amplias funciones de gestión documental con las aplicaciones específicas del cliente gracias a su Software Developer Kit (SDK). El programa pone a disposición del programador de unas interfaces específicas para diferentes entornos de desarollo. De esta forma permite manejar las funciones DocuWare desde las más diversas aplicaciones.
Importación de documentos
El rendimiento y la aceptabilidad de un sistema de gestión documental dependen en gran medida de la rapidez y facilidad con que los distintos tipos de documentos, procedentes de fuentes diversas, pueden importarse al sistema y utilizarse. DocuWare centra su funcionamiento principalmente en entornos de oficina estándar y en los procedimientos que los usuarios ya conocen: los documentos llegan a las bandejas electrónicas, que emulan las bandejas físicas de un escritorio. En ellas, los documentos pueden ordenarse y, si hace falta, graparse.
Los documentos se transfieren de las bandejas a los archivadores. Los diversos archivadores conforman el repositorio central, que es el origen del flujo de trabajo en la red y el encargado de controlar todos los documentos. DocuWare ofrece funciones de importación avanzadas que se pueden automatizar con diversas opciones, a fin de garantizar la correcta ubicación para cada documento archivado.
DocuWare presenta una amplia variedad de opciones para importar y procesar documentos, que van de la digitalización de documentos en papel al trabajo compartido y basado en web.
Almacenamiento
DocuWare agrupa los documentos, sea cual sea su origen, en un repositorio central (los archivadores) basándose en criterios definidos centralmente. Esto es aplicable a documentos empresariales (digitalizados o creados con un sistema informático), correspondencia, expedientes, dibujos técnicos, imágenes y todo tipo de documentación, así como los correos electrónicos y archivos de Office.
Búsqueda de documentos
La utilidad de un sistema de gestión documental depende principalmente de la rapidez con que se encuentra la información requerida por los usuarios. DocuWare permite realizar búsquedas de manera simple y eficiente: los términos de búsqueda se pueden escribir por completo, parcialmente, en combinación o seleccionarse de listas. Es posible combinar búsquedas categorizadas y de texto completo. Cualquier método ofrece resultados en cuestión de segundos y los presenta en una lista que el usuario puede organizar como desee.
Modificación de documentos
DocuWare proporciona una amplia variedad de opciones de edición para poder utilizarlas en documentos que se actualizan con regularidad y por varias personas a la vez.
Configuración
La instalación y administración del sistema DocuWare se han caracterizado siempre por su sencillez. Estas características se mantienen intactas en cada actualización, pese al aumento considerable de funciones respecto a las versiones anteriores. La simplicidad es el único modo de asegurar que los usuarios empleen las numerosas funciones de la gestión documental.
Web Client
Ya sea en las tareas que requieren usuarios móviles, en los viajes de negocios, en el teletrabajo o en la oficina: como usuario DocuWare dispondrá de una multitud de funciones estándar de DocuWare a través del Cliente Web. Las tecnologías Web 2.0 permiten encontrar y distribuir documentos y gestionar flujos de trabajo con una rapidez y comodidad que hasta ahora sólo eran posibles con programas de Windows.
Windows Explorer Client
El Windows Explorer Client integra archivadores de DocuWare dentro del sistema de archivos de Windows. De esta forma, los usuarios pueden almacenar y buscar documentos de forma intuitiva con el Explorador de Microsoft Windows.
Ediciones de servidor
DocuWare 5 está disponible en tres versiones de servidor diferentes. Las ediciones se diferencian en la gama de funciones que ofrecen y se han diseñado para cumplir con los diversos requisitos de cada empresa.
