Cómo mejorar el entorno colaborativo de tu empresa

Un entorno colaborativo favorece y mejora la comunicación entre todos los miembros del equipo y facilita la gestión de proyectos y tareas grupales. De esta manera todo el personal de una organización puede tener toda la Información centralizada, documentación accesible desde cualquier lugar y dispositivo, así como todas las herramientas de comunicación necesarias como chats o videollamadas… En definitiva, todas las características indispensables para cualquier entorno de colaboración, sobre todo ahora que el trabajo híbrido es la apuesta por la mayoría de las organizaciones.

Si ti también estás pensando implementar este modelo de trabajo en tu empresa no es suficiente con combinar jornadas presenciales con remotas, uno de los requisitos fundamentales del trabajo híbrido es el de proporcionar a los empleados herramientas de colaboración intuitivas e integrales que les permitan enviar mensajes, compartir contenidos y colaborar entre sí, independientemente de dónde se encuentren.

Como todos sabemos cuándo se inicia un proyecto en equipo es necesario establecer una buena comunicación entre todos los integrantes y planificar las tareas. El principal método de comunicación y planificación en las empresas es el correo electrónico, pero su alcance a la hora de gestionar proyectos es limitado y mucho más si tenemos en cuenta que hay trabajadores en remoto. Entre cadenas de correos, reenvíos, poner en copia… se pierde el tiempo y la información.

¿No sabes cómo incorporar las herramientas necesarias para dar el salto al trabajo híbrido? A continuación, te lo contamos. ¡Sigue leyendo!

Entorno colaborativo con Microsoft 365

El trabajo en equipo mal organizado y con falta de comunicación puede resultar caótico, provocar una pérdida de productividad y el surgimiento de situaciones incómodas. Por ello, es importante que fluya la comunicación y que exista un entorno transparente y de fácil acceso para todos los miembros del equipo.

Para ello, es necesario disponer de un espacio en la nube que permita acceder desde cualquier dispositivo y lugar y permita centralizar la información, documentación y colaboración a la vez que garantiza la seguridad de la información.

A simple vista puede parecer difícil encontrar una plataforma que reúna todas estas características pero, ¿y si te dijésemos que con la suite de Microsoft 365 es posible?

Con Microsoft 365 podrás trabajar de manera más eficiente permitiendo a empresas de cualquier tamaño apostar por la productividad y la colaboración de sus empleados. Sin embargo, posee un número tan elevado de herramientas que es muy común que no sepamos cual es la más adecuada para la tarea que estamos realizando. Por ello a continuación te contamos cuáles son las principales herramientas de la suite y para qué sirven:

Con las herramientas de Microsoft “de toda la vida” – Word, Excel, PowerPoint…– puedes trabajar de forma simultánea con otros usuarios y editar archivos en línea.

Sharepoint es una herramienta pensada para el uso compartido y la colaboración continua, con esta herramienta podrás impulsar el trabajo colaborativo ya que permite almacenar, organizar y compartir documentos con el resto de tus compañeros.
Outlook: Es una herramienta de correo electrónico, permite disponer del calendario, correos y contactos en un único lugar. Con el calendario puedes convocar reuniones o enviar sondeos de horarios al resto de miembros del equipo.
Planner es la herramienta pensada para organizar los equipos de trabajo. Esta herramienta permite crear planes, organizar y asignar tareas, mantener actualizado el progreso diario, compartir archivos y mucho más…
Con OneDrive podrás guardar todos tus documentos en la nube para acceder a ellos a través de cualquier dispositivo, incluso sin necesidad de estar conectado a la red. De esta manera tendrás acceso a ellos y evitarás la pérdida de documentos importantes.
Con Microsoft To-DO puedes organizar tu trabajo día a día, creando listas de tareas, además permite integrar Outlook y planner para disponer de todas las tareas que debes realizar en una única herramienta.
Power Apps: Permite crear aplicaciones profesionales sin necesidad de poseer conocimientos en programación.
Power Automate: Con esta herramienta puedes automatizar las tareas más repetitivas de la empresa a través de flujos de trabajo aumentando la productividad.
Power BI: Se trata de una herramienta de Business Intelligence con la que serás capaz de analizar los datos de tu negocio y obtener resultados fiables para mejorar la toma de decisiones de tu empresa.
Yammer: Es la red social de la empresa utilizada para las comunicaciones privadas dentro de las organizaciones.

Como hemos comentado anteriormente estas son algunas de las principales herramientas de la suite de Microsoft 365. La principal ventaja de utilizar estas aplicaciones es que puedes integrarlas entre sí lo que convierte a la suite de Microsoft 365 en una plataforma única.

Teams, la herramienta líder para la comunicación de Microsoft 365

Microsoft Teams es una plataforma de comunicaciones unificadas mediante la cual se pueden realizar reuniones virtuales, compartir archivos, realizar llamadas, trabajar en un mismo documento en tiempo real y mucho más.

Esta herramienta busca facilitar a las empresas la adopción del trabajo híbrido a la vez que mejora la comunicación, productividad y colaboración de los usuarios. Permitiendo que estos trabajen en equipo de manera simultánea, a través de cualquier dispositivo sin importar si estos se encuentran físicamente en la oficina o fuera de la misma.

¿Qué puede puedes hacer en Microsoft Teams?

Mantén conversaciones en chats grupales o individuales con opción de videollamada.
Desenfoca el fondo de tu videollamada evitando así distracciones potenciales y manteniendo la atención en el equipo.
Dispón de un timeline con las últimas novedades y conversaciones mantenidas en el equipo.
Integra cualquier herramienta del entorno Microsoft 365, desde Word o PowerPoint a PowerBI.
Agrega conectores que te permiten disponer de apps de terceros como Twitter, Google Analytics o MailChimp en tu timeline.
Planifica reuniones y envía invitaciones directamente desde Teams.
Accede a documentos o notas y edita en línea los archivos gracias la integración de Teams con OneNote y Sharepoint.
Planifica todas las tareas del equipo y dispón de una vista clara de las actividades que está llevando a cabo cada uno gracias a la integración de Teams con Planner.
Entorno también disponible para dispositivos móviles, accede desde cualquier localización.
Realiza eventos en directo.
Si te encuentras fuera de la oficina, puedes crear una respuesta automática para que tus compañeros sepan que no estás disponible.

En resumen, Microsoft Teams es la herramienta perfecta para comunicarte de una manera sencilla y rápida con tu equipo, pero también para trabajar en tiempo real a través de un documento en línea. Además, permite integrar múltiples aplicaciones y funcionalidades en la plataforma lo que se traducirá en un aumento de la productividad.

A continuación te dejamos en forma de video-tutorial los pasos que hay que seguir para crear una reunión en Teams.

Si necesitas más información sobre cómo sacar el máximo provecho a la suite de Microsoft 365 o a tu cuenta de Microsoft Teams para mejorar la colaboración de tu empresa. Escríbenos a comunicacion@tecon.es o Llámanos al 967 50 50 24. Estamos deseando ayudarte.