Cómo crear un cuadro de mandos comercial

Cuadro de mandos comercial: ventajas y configuración

¿Te aburren las tablas de Excel? ¿Consideras que te falta información comercial? ¿Te gustaría llevar un seguimiento de los principales indicadores comerciales de forma visual e intuitiva?

El departamento comercial y, en concreto, el director comercial o jefe de ventas, necesitan llevar un control de todos los aspectos del departamento: desde la cartera de clientes, el número de visitas o el estado de un acuerdo, hasta el volumen de ventas, las ofertas o los tiempos medios de pago. Pero recopilar toda esta información y tenerla disponible a golpe de clic puede ser una labor de lo más tediosa si no se cuentan con los medios necesarios.

Es ahí donde entran en juego los cuadros de mando. Se trata de una solución funcional y visual que permite monitorizar un conjunto de indicadores que reflejan el rendimiento de una empresa. En el caso del área comercial, un cuadro de mando permite tener una visión completa del área de ventas con el objetivo ayudar al Director Comercial o jefe de ventas a mejorar la fuerza comercial y tomar mejores decisiones en base a los indicadores clave del negocio.

 

Ventajas de contar con un cuadro de mandos en el departamento comercial

Un cuadro de mandos comercial perfectamente configurado e integrado con tu ERP, CRM y/u otras herramientas de gestión va a suponer una ventaja competitiva para el departamento comercial y de ventas, pues va a permitir:

– Crear una visión clara de todo el departamento y de los procesos de negocio.

– Clasificar y analizar a todos los clientes en función de diversas variables como los ingresos que les facturamos, el crecimiento en ventas, su fidelidad, su ubicación geográfica, etc.

– “Preguntar” al cuadro de mando las dudas que tengamos en un lenguaje natural, sin necesidad de códigos y sin complicaciones.

Simular y prever distintos escenarios de ventas para tomar decisiones basadas en información verídica.

Identificar problemas críticos, encontrar soluciones a dichos problemas y resolverlos rápidamente.

– Facilitar la venta prescriptiva ofreciendo al cliente productos y soluciones que mejor se adapten a él, lo que mejora el vínculo con el consumidor, que ve que se atiende a sus necesidades específicas.

– Incrementar la venta cruzada, ya que, si tenemos información valiosa del cliente en nuestro cuadro de mando, podremos sugerirle productos complementarios.

– Además, podrás recibir alertas en tu smartphone, consultar el cuadro de mandos comercial desde cualquier dispositivo con Internet y compartir la información que consideres con quien tú considere.

 

Cómo debe ser un cuadro de mandos de un departamento comercial

Para que un cuadro de mando sea óptimo y capaz de mejorar el rendimiento del departamento comercial, lo primero que debemos hacer es definir cuáles son aquellos objetivos que queremos alcanzar. Los objetivos, deben cumplir las premisas del concepto SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo determinado. Por ejemplo: Subir las ventas del producto A en un 20% durante la época de navidad.

Una vez definidos los objetivos, podremos medirlos. Sin embargo, el cuadro de mando comercial debe cumplir con una ser de características que garanticen un correcto análisis de forma continua y que la información sea útil y fidedigna.

¿Cuáles son esas características? El cuadro de manos comercial debe ser global y contar con una visión completa de la gestión de las ventas, los clientes y el equipo comercial de la empresa. Debe tener gran capacidad analítica y de monitorización continua, y no sólo un display atractivo, aunque sea de gran importancia mostrar los resultados de una forma sencilla e intuitiva.

También contar con actualizaciones continuas y automáticas para ofrecer siempre los últimos datos e informaciones; ser flexible y escalable para adaptarlo a las necesidades de cada departamento y cada empresa; ser fiable y riguroso, pues necesitamos extraer conclusiones que nos permitan tomar mejores decisiones y, por último, debe ser perfectamente integrable con tus herramientas de gestión diarias.

La integración es un requisito indispensable, pues la mejor forma de extraer datos de tu ERP, CRM u otro sistema de gestión empresarial es conectar ambas herramientas y que el flujo de datos sea constante e ininterrumpido. Se pueden crear cuadros de mando comerciales dinámicos a partir de importaciones de datos desde Excel, pero no serán automáticos y, por tanto, el análisis no será continuo.

Respecto a las funcionalidades del cuadro de mandos, debe permitir el análisis por dimensiones temporales y fechas específicas, por dimensiones, geográfico… así como permitir la segmentación y los filtros por grupos contables, negocios, categorías, productos, etc. Además, es muy importante que cuente con un histórico de los KPIs a medir con el máximo nivel de detalle.

 

Con PowerBI puedes configurar tus cuadros de mando e integrarlos con tus herramientas de gestión. En Tecon Soluciones Informáticas hemos desarrollado un cuadro de mandos comercial con Power BI que cuenta con todas las métricas presentes en un informe comercial global y, además, extrae los datos de un almacén de datos propio fácilmente configurable y ampliable por el usuario. Descubre más en POWER BI.

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